Un workflow (o flujo de trabajo) es una representación de los estados posibles en los que podrá hallarse un proceso determinado y las acciones requeridas para que el proceso cambie de un estado a otro. Veamos un sencillo ejemplo con el proceso de la aprobación de un contenido para su publicación.

Por "contenido" se entiende cualquier objeto que se pueda guardar en el sistema (un documento, una imagen, un archivo, etc). Inicialmente, los estados que puede tener un contenido son tres: "En curso", "Pendiente" o "Aprobado". El cambio de uno a otro sigue un procedimiento previsto, conocido como flujo de trabajo.

Cuando un contenido tiene el estado "En curso", significa que el usuario que ha creado el contenido (usuario propietario) está en proceso de elaboración del documento. Este mismo usuario debe cambiar el estado del contenido a "Pendiente" cuando quiera indicar que el contenido está en espera de ser revisado por otro usuario (usuario revisor).

Tras examinar el contenido, el usuario revisor debe realizar una revisión en la puede:

• volver a cambiar el estado del contenido a "En curso" para que el usuario propietario siga trabajando atendiendo a los comentarios de la revisión, o bien,
• cambiar el estado del documento a "Aprobado", con lo que la actual versión del documento queda autorizada para que otros usuarios lo visualicen.

Workflow básico para la publicación de un contenido